เงินประกันร้านค้า Shopee, Lazada, TikTok Shop ลงบันทึกบัญชีอย่างไร?

• แชร์บทความ
• ทวีต
• ส่งไลน์

เงินประกันร้านค้า Shopee, Lazada, TikTok Shop ลงบันทึกบัญชีอย่างไร?

เมื่อสมัครเปิดร้านค้าบน Shopee, Lazada หรือ TikTok Shop บางแพลตฟอร์ม หรือ บางโปรแกรม (เช่น โปรแกรมร้านค้าทางการ Official Store, โปรแกรมส่งเร็ว, โปรแกรมสินค้าประเภทเฉพาะ) กำหนดให้ผู้ขายต้องวาง เงินประกัน (Security Deposit) ไว้กับแพลตฟอร์ม เพื่อค้ำประกันความเสียหาย ที่อาจเกิดขึ้น เช่น กรณีสินค้าไม่ตรงปก ส่งของช้า หรือ ยกเลิกออเดอร์บ่อย จนทำให้แพลตฟอร์มต้องชดเชยให้ลูกค้า เงินจำนวนนี้ ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย และไม่ใช่รายได้ของแพลตฟอร์ม แต่เป็นเงินที่ผู้ขายจะได้รับคืนเมื่อยกเลิกร้านค้าหรือพ้นเงื่อนไขที่กำหนด (เว้นแต่มีการหักเพื่อชดเชยความเสียหาย)

หลักการบันทึกบัญชี

เงินประกันร้านค้าถือเป็น สินทรัพย์ ของกิจการ ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย เพราะกิจการยังมีสิทธิได้รับเงินคืนในอนาคต จัดประเภทเป็น เงินประกัน/เงินมัดจำจ่าย (Deposit) ภายใต้สินทรัพย์หมุนเวียน หรือสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน แล้วแต่ระยะเวลาที่คาดว่าจะได้คืน

หลักคิดคล้ายกับเงินประกันการเช่าสำนักงานหรือเงินประกันมิเตอร์ไฟฟ้า คือ จ่ายออกไปตอนแรก บันทึกเป็นสินทรัพย์ ไม่ใช่รายจ่ายทันที และจะบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายก็ต่อเมื่อถูกหักเพื่อชดเชยความเสียหายจริงเท่านั้น

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

กรณีที่ 1 : จ่ายเงินประกันตอนสมัครเข้าร่วมโปรแกรมร้านค้า

จ่ายเงินประกันเข้าร่วมโปรแกรม TikTok Shop จำนวน 10,000 บาท ผ่านการหักจากยอดขายหรือโอนจ่ายโดยตรง

เดบิต : เงินประกันร้านค้า (สินทรัพย์) 10,000
เครดิต :เงินฝากธนาคาร 10,000

กรณีที่ 2 : แพลตฟอร์มหักเงินประกันจากยอดขายทีละน้อยจนครบ

บางแพลตฟอร์มไม่ให้โอนจ่ายเงินก้อนทันที แต่จะทยอยหักจากยอดขายที่โอนเข้าบัญชีทุกรอบจนกว่าจะครบยอดเงินประกันที่กำหนด เช่น กำหนดเงินประกัน 5,000 บาท หักจากยอดขายรอบนี้ 1,000 บาท
เดบิต : เงินฝากธนาคาร (ยอดขายสุทธิหลังหักเงินประกัน) XXX
เดบิต : เงินประกันร้านค้า (สินทรัพย์) 10,000
เครดิต : รายได้จากการขาย XXX

จุดสำคัญ: เงินประกันที่ถูกหักสะสมยังคงเป็น สินทรัพย์ ของกิจการ ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย แม้จะถูกหักจากยอดขายก็ตาม

กรณีที่ 3 :ได้รับเงินประกันคืนเมื่อปิดร้านค้าหรือยกเลิกโปรแกรม

การเลิกขายบนแพลตฟอร์ม และได้รับเงินประกันคืนเต็มจำนวน 10,000 บาท

เดบิต : เงินฝากธนาคาร 10,000
เครดิต : เงินประกันร้านค้า (สินทรัพย์) 10,000

กรณีที่ 4 : แพลตฟอร์มหักเงินประกันเพื่อชดเชยความเสียหาย (กรณีถูกร้องเรียน/ยกเลิกออเดอร์บ่อย)

ร้านค้าถูกลูกค้าร้องเรียนเรื่องสินค้าไม่ตรงปก แพลตฟอร์มตัดสินให้หักเงินประกัน 2,000 บาท เพื่อชดเชยให้ลูกค้า และคืนเงินประกันส่วนที่เหลือ 8,000 บาท เมื่อเลิกใช้งาน

เดบิต : ค่าปรับ/ค่าชดเชยความเสียหาย (ค่าใช้จ่ายอื่น) 2,000
เดบิต : เงินฝากธนาคาร (ส่วนที่ได้คืน) 8,000
เครดิต : เงินประกันร้านค้า (สินทรัพย์) 10,000

ส่วนที่ถูกหักไปจริง (2,000 บาท) เท่านั้นที่รับรู้เป็น ค่าใช้จ่าย ส่วนที่เหลือยังคงเป็นสินทรัพย์จนกว่าจะได้รับคืนหรือถูกหักเพิ่มเติม

ประเด็นที่ต้องระวัง

อย่าบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทันทีตอนจ่าย เพราะเป็นเงินที่มีสิทธิได้คืน การบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายจะทำให้กำไรลดลงผิดหลักการ และเมื่อได้เงินคืนภายหลังจะไม่รู้ว่าต้องนำไปลงรายการใด

VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่าย: เงินประกันไม่ใช่ค่าซื้อสินค้าหรือบริการ จึงไม่มี VAT และไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ณ วันที่จ่ายเงินประกัน แต่หากภายหลังถูกหักเป็นค่าปรับ/ค่าชดเชย ควรพิจารณาว่าเข้าลักษณะรายจ่ายที่หักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้หรือไม่ และมีเอกสารประกอบชัดเจนหรือไม่

เก็บเอกสารสัญญา/เงื่อนไขโปรแกรม: ควรเก็บหลักฐานเงื่อนไขการวางเงินประกันของแต่ละแพลตฟอร์ม (มักอยู่ใน Seller Center) ไว้ประกอบการบันทึกบัญชีและตรวจสอบยอดคงเหลือ

ติดตามยอดคงเหลือสม่ำเสมอ: ควรกระทบยอดเงินประกันคงเหลือกับรายงานในระบบ Seller Center ของแพลตฟอร์มทุก ไตรมาส เพื่อป้องกันการตกหล่นหรือบันทึกซ้ำ