“เอกสาร” บันทึกรายจ่ายได้ ไม่ต้องห้าม

• แชร์บทความ
• ทวีต
• ส่งไลน์

หลายคนเข้าใจว่าเอกสารที่ใช้บันทึกรายจ่ายได้ต้องเป็นใบกำกับภาษีเท่านั้น แต่ความจริงแล้วยังมีเอกสารอื่นที่สามารถใช้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย ไม่ว่าจะเป็น ใบรับ ใบส่งของ หรือแม้แต่ใบแทนใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้-ลดหนี้ ซึ่งแต่ละประเภทมีรายละเอียดสำคัญที่เจ้าของกิจการและผู้ทำบัญชีควรรู้ บทความนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าเอกสารแบบไหนไม่ต้องห้าม และใช้อ้างอิงภาษีได้อย่างมั่นใจ

ใบรับ

อาจเรียกว่าใบรับเงิน ใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสด หมายถึงเอกสารแสดงการได้รับเงินหรือชำระราคาที่ผู้ขาย/ผู้รับเงินต้องออกให้ทุกครั้งที่มีการชำระเงินหรือชำระราคาตามเงื่อนไขที่กำหนด ไม่ว่าผู้ซื้อ/ผู้จ่ายเงินจะเรียกร้องหรือไม่ โดยมีรายการสำคัญ คือ ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบรับ เลขของลำดับเล่มและของใบรับ วันที่ออกใบรับ จำนวนเงิน ชื่อ-ชนิด-จำนวน-ราคาสินค้า และผู้ออกเก็บสำเนาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี

ใบส่งของ

ผู้ขายต้องออก “ใบส่งของ” ให้กับผู้ซื้อ ซึ่งระบุข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย ชื่อของผู้ซื้อ เลขของลำดับเล่มและของใบส่งของ วันที่ออกใบส่งของ ชื่อ-ชนิด-จำนวน ราคาสินค้า ทั้งนี้ ให้ผู้ขายทำสำเนาเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี และหากออกใบกำกับภาษีที่แสดงว่ามีการส่งของแล้ว สามารถใช้แทนใบส่งของได้

ใบแทนใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้-ลดหนี้

กรณีใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ สูญหาย ถูกทำลายหรือชำรุด ผู้ประกอบการจดทะเบียนออก “ใบแทน” ให้ผู้ซื้อได้ตามหลักเกณฑ์ที่อธิบดีกำหนด ใบแทนต้องมีรายการข้อมูลเหมือนต้นฉบับ มีข้อความระบุให้เห็นชัดเจนว่าเป็นใบแทนที่ออกเพื่อแทนใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ฉบับ… ออกให้ครั้งที่… สาเหตุที่ออก… วันที่ออก… ลายเซ็นผู้ออก…

ติดตามเทคนิคเพิ่มเติมได้ในวารสาร เอกสารภาษีอากร ฉบับเดือนกรกฎาคม 2568 

พร้อมบทความที่น่าสนใจ โดยนักเขียนผู้เชี่ยวชาญกว่า 20 ท่าน

อ่านบทความอื่นๆ
5 Check Points บิลเงินสด ใช้เป็น “รายจ่าย” ทางภาษีได้ 
รายจ่ายที่บริษัท หักภาษีได้ 2 เท่า 
เงื่อนไขใช้สิทธิทางภาษี รายจ่ายกิจกรรมเพื่อสังคม (CSR : Corporate Social Responsibility)