ระบบการควบคุมภายในคืออะไร และมีสำคัญต่อองค์กรอย่างไร ?

ระบบการควบคุมภายในคืออะไร

• เป็นเครื่องมือในด้านการจัดการประเภทหนึ่งที่ถูกนำมาใช้ในการบริหารงาน
• เป็นกลไกขั้นพื้นฐานของกระบวนการกำกับดูแลการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ขององค์กรให้ดำเนินงานไปอย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุวัตถุประสงค์

ระบบการควบคุมภายในที่ดี เกิดจาก

• ผู้บริหารระดับสูงให้ความสำคัญ ปฏิบัติตนให้เป็นแบบอย่างที่ดี และมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำหนดนโยบายและมาตรการการควบคุมขององค์กร
• เป็นกระบวนการที่รวมไว้หรือเป็นส่วนหนึ่งในการปฏิบัติงาน
• ได้รับความร่วมมือจากบุคลากรทุกคนภายในองค์กร
• ติดตามผลการควบคุมภายในอย่างสม่ำเสมอ
• ปรับปรุงมาตรการควบคุมต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป

ปัจจัยแห่งความสำเร็จที่ก่อให้เกิดระบบการควบคุมภายในที่ดี

ปัจจัยผลักดัน

1. วัตถุประสงค์ (Purpose) ชัดเจน
2. ข้อตกลงร่วมกัน (Commitment)
3. ความสามารถ (Capability)
4. การปฏิบัติการ (Action)
5. การเรียนรู้ (Learning)

ปัจจัยเกื้อหนุน

1. ผู้บริหารให้ความสำคัญ
2. การประเมินความเสี่ยงและการบริหารความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ
3. การจัดการทรัพยากรบุคคลเป็นระบบ / เหมาะสม
4. มีความรับผิดชอบและจิตสำนึกของบุคคลทุกระดับ

5 ประเภท การควบคุมภายใน

1. การควบคุมแบบป้องกัน (Preventive Control)

เป็นการควบคุมเพื่อป้องกัน หรือลดความเสี่ยงจากความผิดพลาด ความเสียหาย เช่น การแบ่งแยกหน้าที่การงาน การควบคุมการเข้าถึงทรัพย์สิน เป็นต้น

2. การควบคุมแบบค้นพบ (Detective Control)

เป็นการควบคุมเพื่อค้นพบความเสียหาย หรือความผิดพลาดที่เกิดขึ้นแล้ว เช่น การสอบทานงาน การสอบยืนยันยอด การตรวจนับพัสดุ เป็นต้น

3. การควบคุมแบบแก้ไข (Corrective Control)

เป็นวิธีการควบคุมเพื่อกำหนดขึ้นเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นให้ถูกต้อง หรือเพื่อหาวิธีแก้ไขเพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดซ้ำอีกในอนาคต

4. การควบคุมแบบส่งเสริม (Directive Control)

เป็นวิธีการควบคุมที่ส่งเสริมหรือกระตุ้นให้เกิดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ เช่น การให้รางวัลแก่ผู้มีผลงานดี เป็นต้น

5. การควบคุมแบบชดเชย (Compensating Control)

เป็นวิธีการควบคุมที่กำหนดขึ้น เพื่อชดเชยหรือทดแทนสำรองระบบที่ทำอยู่ เช่น ระบบ Manual ที่สำรองระบบ Computerize เป็นต้น

ประโยชน์ของการควบคุมภายใน

• เป็นเครื่องมือช่วยผู้บริหารในการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน
• การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้อย่างมีประสิทธิภาพ
• การใช้ทรัพยากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพประหยัดและคุ้มค่า
• ข้อมูลและรายงานทางการเงินถูกต้อง ครบถ้วนและเชื่อถือได้
• การปฏิบัติงานในขั้นตอนต่าง ๆ เป็นไปอย่างมีระบบถูกต้องและเหมาะสม และอยู่ในกรอบของกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง
• ป้องกันโอกาสเสี่ยงที่อาจเกิดความผิดพลาด ในการดำเนินงานขององค์กร

เรื่องโดย : นางสาวลภัสรดา เลิศภานุโรจ รองประธานบริหาร บจ.ตรวจสอบภายในธรรมนิติ

—-

แหล่งที่มา : www.facebook.com/dharmnitigroup