เทคนิคเขียนเมลภาษาอังกฤษแบบมือโปร

เมื่อภาษาอังกฤษกลายเป็นภาษาพื้นฐานในการติดต่อสื่อสารในยุคนี้ การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องฝึกฝนและเรียนรู้ครับ 

นี่คือเทคนิคง่ายๆ ที่จะช่วยให้เขียนเมลภาษาอังกฤษได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม

1. เริ่มด้วยการทักทาย

เมื่อเราจะเริ่มการสนทนานั้นการทักทายเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้รับเมลประทับใจและสัมผัสได้ว่ากำลังพูดคุยกับผู้มีมารยาท เพียงใช้คำสั้นๆ ง่าย ๆ เช่น Dear (ชื่อผู้รับ) และหากจะให้ดูเป็นทางการมากยิ่งขึ้นก็ควรใช้นามสกุลของผู้ที่เราต้องการจะติดต่อ เช่น Dear Mr. Potter ในกรณีที่เราไม่ทราบชื่อของผู้ติดต่อเราสามารถทักทายแบบกว้าง ๆ ได้ว่า Dear Sir / Madam หรือ To  whom it may concern ก็ได้

2. กล่าวขอบคุณผู้รับ

หากเราตอบอีเมลสอบถามข้อมูลจากลูกค้า หลังจากกล่าวคำทักทายข้างต้นแล้วสิ่งที่ควรทำเป็นลำดับต่อมาคือการกล่าวขอบคุณ ยกตัวอย่างเช่น ขอบคุณที่ลูกค้าให้ความสนใจในบริษัทเรานั่นเอง เราสามารถใช้ประโยคง่ายๆ ที่ว่า Thank you for contacting ABC Company (ขอบคุณที่ติดต่อบริษัท ABC) ก่อนที่จะตอบคำถามที่ลูกค้าซักถามต่อไป แต่ถ้าหากเราจะตอบอีเมลที่ลูกค้าได้เคยตอบมาก่อนแล้ว เราก็จะใช้ประโยค Thank you for your prompt reply (ขอบคุณสำหรับการตอบอีเมลที่ฉับไวของคุณ) หรือ Thanks for getting back to me (ขอบคุณที่ตอบกลับมา) การกล่าวคำขอบคุณแบบนี้จะช่วยทำให้ผู้รับข้อความรู้สึกดีและทำให้เราดูสุภาพมากขึ้น

3. บอกจุดประสงค์ในการติดต่อ

ถ้าเราเป็นคนที่ติดต่อไป เราควรใช้ประโยคอื่นแทนที่จะใช้ประโยคขอบคุณเหมือนข้อที่แล้ว นั่นคือประโยคบอกจุดประสงค์ในการติดต่อ ตัวอย่างเช่น I am writing to inquire about… (ฉันเขียนติดต่อมาเพื่อต้องการสอบถามเกี่ยวกับเรื่อง…)  หรือ I am writing in reference to… (ฉันเขียนมาเนื่องจากว่า….) เราต้องแจ้งจุดประสงค์ที่ชัดเจน  อย่าคลุมเครือ ต้องสั้น กระชับ เพราะคนที่ต้องอ่านอีเมลเขาไม่อยากอ่านอะไรที่ยืดเยื้อ  อย่างไรก็ตามแม้จะต้องการความกระชับแต่ก็ต้องใส่ใจเรื่องการสะกด ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอนให้ถูกต้องด้วย

4. ใส่ประโยคจบสวยๆ

จะเป็นการดีมากหากเราจะใส่ประโยคขอบคุณสวยๆ อีกครั้งก่อนจะทำการจบอีเมล อาจจะเริ่มจบด้วยประโยค Thank you for your patience and cooperation (ขอบคุณสำหรับความร่วมมือและอดทนรอ) หรือ Thank you for your consideration (ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ) จากนั้นก็ต่อด้วย If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know (หากคุณมีปัญหาหรือกังวลใจอะไร อย่าลังเลที่จะบอกฉัน) และ I look forward to hearing from you/ I am looking forward to hearing from you (ฉันตั้งหน้าตั้งตารอการติดต่อจากคุณ)

5. ลงท้ายอีเมล

ขั้นตอนสุดท้ายคือการกล่าวคำลงท้ายและตามด้วยชื่อของเรา คำลงท้ายที่ใช้บ่อยๆ คือ Best regards, Sincerely, และ Thank you ให้หลีกเลี่ยงที่จะใช้คำว่า Best wishes หรือ Cheers นอกเสียจากว่าจะสนิทกันจริง ๆ ลำดับสุดท้ายจริง ๆ ก็คืออย่าลืมตรวจตราสิ่งที่เราเขียนมาทั้งหมดก่อนที่จะกดส่ง เพื่อให้อีเมลของเราสมบูรณ์แบบที่สุด

ในการเขียนอีเมลเพื่อติดต่อทางธุรกิจนั้นท่านสามารถเรียนรู้หลักไวยากรณ์ที่ถูกต้องและเหมาะสมกับการเขียนเชิงธุรกิจ โดยอบรมเพิ่มเติมได้จากหลักสูตร เทคนิคการเขียนอีเมลธุรกิจภาษาอังกฤษแบบมือโปร  คลิก เพื่อดูตารางอบรมต่างๆ  ครับ 

เรื่อง : ทีมวิชาการ บริษัท สำนักพัฒนาการบริหารธรรมนิติ จำกัด