งานจัดทำเงินเดือน (Payroll) มีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร ?

งานจัดทำเงินเดือน มีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร และผลกระทบอะไรบ้างที่จะเกิดขึ้น หากไม่ให้ความสำคัญกับ “Payroll”

ในการดำเนินงานขององค์การหรือธุรกิจมีความต้องการได้รับผลประโยชน์ในการปฏิบัติการที่เหมาะสมถูกต้อง ตรงเวลาฉันใด พนักงานในองค์กรก็ต้องการผลตอบแทนจากการปฏิบัติงานตามข้อตกลง ภายใต้กฎหมายในสังคมฉันนั้นด้วยเหตุนี้เองงานจัดทำเงินเดือน (Payroll) จึงมีความสำคัญมาก เพราะการจ่ายผลตอบแทนที่ถูกต้อง ตรงเวลาตามเงื่อนไขข้อตกลงและกฎหมายแรงงาน ถือเป็นหนึ่งในงานสำคัญที่ทุกองค์กรหรือธุรกิจ หน่วยงานกิจการไม่สามารถละเลยได้

การจ่ายผลตอบแทนพนักงานที่ไม่ถูกต้อง ไม่ตรงเวลา สามารถส่งผลกระทบเชิงลบต่อขวัญกำลังใจและการดำเนินชีวิตประจำวันของพนักงาน

ตัวอย่าง การจ่ายผลตอบแทนล่าช้า

หากพนักงานมีภาระต้องจ่ายค่าเช่าบ้านทุกวันที่ 1 ของแต่ละเดือน ซึ่งเมื่อบริษัทตกลงจ่ายค่าตอบแทนแก่พนักงานทุกวันที่ 25 ของเดือน หากทว่ามีเดือนใดเดือนหนึ่งที่เจ้าหน้าที่จัดทำเงินเดือนทำงานล่าช้า จึงเป็นเหตุต้องทำจ่ายเงินเดือนในวันที่ 1 ของเดือนถัดไป (แทนที่จะเป็นวันที่ 25) ทำให้เกิดการจ่ายค่าตอบแทนล่าช้าเป็นระยะเวลา 5-6 วัน

ตัวอย่าง การจ่ายผลตอบแทนผิดพลาด 

พนักงานบางท่านได้ทำงานล่วงเวลา (Overtime OT) เพื่อเพิ่มรายได้ประจำเดือนตามแผนรายจ่ายพิเศษที่เพิ่มขึ้นในเดือนนั้น หากทว่าเมื่อถึงรอบจ่ายผลตอบแทนเจ้าหน้าที่จัดทำเงินเดือนได้เก็บรวบรวมข้อมูลผิดพลาดทำให้พนักงานท่านนั้นไม่ได้รับค่าตอบแทนประจำเดือนตามที่คาดหวัง

จากการจ่ายผลตอบแทนล่าช้าก่อให้เกิดปัญหาในองค์กรที่ฝ่ายบุคคล หัวหน้างานต้องคอยตอบคำถามในเรื่องความล่าช้าในการจ่ายเงินเดือนที่เกิดขึ้น ทำให้เกิดความไม่สบายใจแก่พนักงานจากเหตุการผิดนัดชำระหนี้ค่าเช่าบ้าน อาจเป็นเหตุให้พนักงานต้องหาแหล่งเงินสำรองระยะสั้น นอกจากนี้ปัญหาจากการจ่ายเงินเดือนล่าช้านี้อาจกระทบต่อการทำงานและขวัญกำลังใจของพนักงาน

ส่วนการจ่ายผลตอบแทนผิดพลาด อาจก่อให้เกิดความไม่เข้าใจระหว่างพนักงานและบริษัท ก่อให้เกิดปัญหาทางการเงินแก่พนักงานและอาจกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งแม้ปัญหาจะได้รับการแก้ไขเรียบร้อยในภายหลังแต่พนักงานท่านนั้นก็อาจเกิดความไม่เชื่อมั่นต่อการจ่ายผลตอบแทนของบริษัท ซึ่งปัญหาอาจขยายผลกระทบในวงกว้างถึงความเชื่อมั่นของพนักงานรายอื่น ๆ ต่อไป

จากตัวอย่างปัญหาการทำงานจัดทำเงินเดือนผิดพลาดที่เกี่ยวกับเรื่องระยะเวลาและการคำนวณผลตอบแทนข้างต้น แสดงให้เห็นว่าผู้จัดทำงานเงินเดือน (Payroll Officer) มีความจำเป็นที่ต้องมีความรู้ในการจัดทำเงินเดือนให้ถูกต้องตามกฎหมายแรงงาน (เช่น เงินสมทบกองทุนประกันสังคม, สิทธิประโยชน์พนักงาน) ข้อกำหนดกรมสรรพากร (เช่น ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา) แล้ว ยังต้องถูกต้องตามข้อตกลงบริษัทได้แจ้งแก่พนักงานอีกด้วย (เช่น การชดเชยรายได้จากการทำงานล่วงเวลา, อัตราเงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ)

งานที่มีรายละเอียดมากมายเหล่านี้ ทำให้เจ้าหน้าที่จัดทำเงินเดือน และบุคลากรที่เกี่ยวข้องมีความจำเป็นต้องได้รับการอบรมความรู้ที่ต่อเนื่องอย่างสม่ำเสมอ เพื่อทราบถึงรายละเอียดข้อกฎหมายปัจจุบัน ข้อกำหนดของบริษัทและอัตราการจ่ายผลตอบแทนในตำแหน่งงานเฉพาะ เพื่อจะเป็นเจ้าหน้าที่จัดทำเงินเดือนที่มีการวางแผนงาน สามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า จัดการความผิดพลาดที่เกิดจากการเข้าใจผิด ตลอดจนสามารถตรวจสอบความถูกต้องของงานเพื่อให้พนักงานจะสามารถได้รับผลตอบแทนที่ถูกต้อง ทันเวลาตามข้อตกลง อีกทั้งองค์กรก็มีรายจ่ายจากการจ่ายผลตอบแทนที่ถูกต้อง ตามข้อกฎหมายที่กำหนดไว้

ทั้งนี้รายละเอียดงานจัดทำเงินเดือนเบื้องต้น สามารถสรุปได้เป็นตามช่วงเวลา คือ งานรายเดือนและงานรายปี นอกจากนี้สามารถสรุปว่าเป็นงานสำหรับ

งานรายเดือน สำหรับพนักงาน

• คำนวณผลตอบแทนพนักงาน

• คำนวณค่าเวลาทำงานและค่าล่วงเวลา

• สรุปการจ่ายเงินเดือนแต่ละบุคคล

• สรุปยอดรวมของแต่ละหน่วยงานให้กับเจ้าหน้าที่บัญชีและการเงิน

• จัดทำและนำส่งรายละเอียดเงินเดือนพนักงานสำหรับธนาคาร

• จัดทำ Slip เงินเดือนในรูปแบบกระดาษคาร์บอน หรือ e-Slip

• จัดทำและนำส่งแบบภาษี ภ.ง.ด.1 ต่อกรมสรรพากรในรูปแบบอินเทอร์เน็ต

• จัดทำรายงานกองทุนสำรองเลี้ยงชีพและนำส่งบริษัท

• จัดทำและนำส่งรายการส่งเงินสมทบประกันสังคมประจำเดือน (สปส.1-10) ในรูปแบบอินเทอร์เน็ต

งานรายเดือน สำหรับผู้บริหาร

• การขึ้นทะเบียนนายจ้างกับสำนักงานประกันสังคม

• การดำเนินการจัดตั้งระบบ Payroll กับธนาคาร

• จัดทำรายงานกระทบยอดรายเดือน (Reconciliation Report)

งานรายปี สำหรับพนักงาน

• จัดทำรายงานเงินสมทบกองทุนทดแทน

• จัดทำและยื่นแบบ ภ.ง.ด.1ก ต่อกรมสรรพากร

• จัดทำหนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ของพนักงาน

• จัดทำร่าง ภ.ง.ด.91

งานรายปี สำหรับผู้บริหาร

• จัดทำรายงานกระทบยอดระหว่าง 6 เดือน และ 12 เดือน