5 เทคนิคต้องรู้ ก่อนทำ “รายงานประจำปี”

1. เตรียมข้อมูลตาม ‘องค์ประกอบหลัก’ ที่ต้องมีในรายงานประจำปีขององค์กร

(เช่น รายงาน 56-1 One Report, รายงานความยั่งยืน)

2. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

3. จัดทำ ‘ข้อมูลเชิงปริมาณ’ ให้ผู้อ่านเข้าใจง่าย เช่น การทำตาราง ทำกราฟ ทำแผนภูมิ

เนื้อหาภายในเล่มของรายงานประจำปี จะมีทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักษร และตัวเลข สถิติต่างๆ  ยกตัวอย่างเช่น การทำกราฟ ทำแผนภูมิ ซึ่งต้องเลือกใช้แผนภูมิที่เหมาะสมในการนำเสนอข้อมูลนั้นด้วย

4. เลือกใช้ชนิด ‘แผนภูมิ’ ที่เหมาะสม เป็นข้อมูลประกอบการวิเคราะห์งบการเงิน

“แผนภูมิ” ที่นิยมนำมาใช้ประกอบข้อมูลในการวิเคราะห์งบการเงิน ได้แก่

4.1 แผนภูมิเปรียบเทียบก่อนและหลัง

อาจนำเสนอในรูปแผนภูมิแท่ง หรือกราฟเส้น เพื่อแสดงความแตกต่างระหว่างข้อมูลที่นำมาเทียบกัน โดยเลือกใช้เมื่อต้องการเปรียบเทียบข้อมูลที่มีอย่างน้อย 2 ข้อมูล หรือมากกว่า

4.2 แผนภูมิน้ำตก (Waterfall Chart) หรือแผนภูมิขั้นบันได

แสดงผลรวมสะสมที่เป็นค่าเพิ่มขึ้นหรือลดลง มีการเปลี่ยนแปลงเป็น ‘ลำดับขั้น’ เหมาะสำหรับการ  วิเคราะห์ข้อมูลที่เป็น ‘ค่าเริ่มต้น’ ว่าได้รับผลกระทบอย่างไร เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกและเชิงลบที่เกิดขึ้นต่อเนื่อง ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง  เช่น จำนวนพนักงานตอนต้นปีและปลายปี, จำนวนเงินที่หาได้และค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน และยอดคงเหลือสะสม

4.3 แผนภูมิพีระมิด (Pyramid Chard)

แสดงค่าของข้อมูลเป็นทรงพีระมิด นิยมนำมาใช้แสดง ‘วิสัยทัศน์’ หรือ ‘กำหนดกลยุทธ์’ ของผู้บริหาร ช่วยกระตุ้นให้รู้สึกฮึกเหิมได้ เพราะจะมีข้อมูลที่อยู่ใน ‘จุดสูงสุด’

4.4 แผนภูมิเส้น (Line Chart)

ช่วยให้เห็นความไม่สม่ำเสมอของข้อมูลได้อย่างชัดเจน เพื่อใช้ในการวิเคราะห์สาเหตุ ความสัมพันธ์ของเหตุผลอื่นๆ ประกอบได้

4.5 แผนภูมิวงกลม (Pie Chart)

นิยมใช้เมื่อต้องการเปรียบเทียบจำนวนย่อยๆ กับจำนวนทั้งหมด พร้อมกับเปรียบเทียบจำนวนย่อยๆ ด้วยกันเอง เหมาะกับการนำเสนอข้อมูลจำนวนร้อยละมากกว่าแผนภูมิแบบอื่น

5. จัดวาง Layout ของเนื้อหาให้อ่านสบายตา ออกแบบปกและรูปเล่มให้สอดคล้องกับแนวทาง นโยบายขององค์กร ซึ่งจะช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดียิ่งขึ้น

สนใจบริการออกแบบ จัดรายงานประจำปี (Annual Report), พิมพ์หนังสือ วารสาร คลิก!