กรรมการจ่ายแทนบริษัทเบิกอย่างไรให้ถูกต้อง

• แชร์บทความ
• ทวีต
• ส่งไลน์

กรรมการควักเงิน จ่ายแทนบริษัท เรื่องเล็กที่อาจกลายเป็นปัญหาใหญ่ทางภาษี ถ้าไม่บันทึกบัญชีให้ถูกต้อง รายจ่ายนั้นอาจถูกตีตกเป็นรายจ่ายต้องห้าม และกลายเป็นภาระกับบริษัทแทน

จ่ายไปก่อน เบิกทีหลัง

ในบางครั้งกรรมการหรือผู้บริหารอาจต้องใช้เงินส่วนตัวเพื่อจ่ายค่าใช้จ่ายแทนบริษัทไปก่อน เช่น ค่าซอฟต์แวร์ออนไลน์ หรือค่าบริการต่างๆ ที่จ่ายในนามบุคคลสะดวกกว่า แล้วค่อยมาเบิกคืนทีหลัง แต่สิ่งที่ต้องระวังคือ หากบันทึกบัญชีไม่ถูกต้องอาจกลายเป็นรายจ่ายต้องห้าม ถูกมองว่าปะปนเงินส่วนตัวกับบริษัท และนำไปสู่ปัญหากับสรรพากรได้

หลักการพื้นฐาน

• ต้องเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทจริง ไม่ใช่เรื่องส่วนตัวของกรรมการ

• ต้องมีหลักฐานครบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษีที่มีข้อมูลว่าจ่ายในนามบริษัท

• ต้องสมเหตุสมผลและจำเป็นต่อธุรกิจ

ขั้นตอนปฏิบัติ

• ออกมติที่ประชุมคณะกรรมการ ระบุผู้มีสิทธิ์จ่ายเงินแทน จ่ายค่าอะไรได้บ้าง วงเงินสูงสุดที่จ่ายได้ ขั้นตอนขออนุมัติและเบิกจ่าย

• เก็บเอกสารให้ครบถ้วน เช่น ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษี หลักฐานการจ่ายเงินแทน กรณีซื้อออนไลน์แคปหน้าจอการทำรายการ และเขียนอธิบายรายละเอียด ระบุความจำเป็นต่อธุรกิจ

• ทำใบเบิกเงิน มีชื่อและตำแหน่งผู้เบิก รายละเอียดการจ่าย รวมถึงลายเซ็นผู้เบิกและผู้อนุมัติ

เรื่องภาษีที่ต้องระวัง

• ในกรณีที่ซื้อบริการจากต่างประเทศ และใช้บริการในประเทศไทย อาจต้องยื่น ภ.พ.36 ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป และนำส่งภาษีซื้อ 7% ของค่าบริการ

• ถ้าจ่ายค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ อาจต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย และยื่น ภ.ง.ด.54