หาค่าผิดปกติทางบัญชีด้วยเครื่องมือ Conditional Formatting

• แชร์บทความ
• ทวีต
• ส่งไลน์

ความผิดปกติทางบัญชีไม่ได้ซ่อนอยู่เฉพาะในงบการเงินปลายเดือน หลายครั้งซ่อนอยู่ในตัวเลขเล็ก ๆ ที่เรามองข้ามใน Excel นี่เอง และหนึ่งในเครื่องมือสำหรับ “สแกนความผิดปกติแบบทันที” ก็คือ Conditional Formatting ที่ช่วยไฮไลต์ทุกความเสี่ยง ไม่ว่าจะเป็นค่าที่พุ่งผิดปกติ สูตรผิด ค่าซ้ำซ้อน ยอดเงินเกินงบ ไปจนถึงข้อมูลที่ขาดหายโดยไม่รู้ตัว คอนเทนต์นี้จะพาไปดู 6 เทคนิคที่นักบัญชีใช้บ่อยที่สุด เพื่อจับความผิดปกติก่อนจะลุกลามเป็นปัญหาในงบจริง

6 เทคนิค หาค่าผิดปกติทางบัญชีด้วยเครื่องมือ Conditional Formatting

1. Heatmap หาความผิดปกติ

วิธีใช้ : ใช้ Color Scale ในโปรแกรม Excel สร้าง Heatmap วิเคราะห์แนวโน้มของรายการสำคัญ เช่น ค่าใช้จ่าย/รายได้ในแต่ละเดือน

ประโยชน์ : เห็นทันทีว่าเดือนไหนมีค่าใช้จ่ายพุ่งขึ้นผิดปกติ หรือมี Pattern ที่น่าสงสัย

2. ตรวจจับสูตรหรือค่าที่ผิด

วิธีใช้ : ใช้เครื่องมือหาค่าผิดปกติทางบัญชี ในโปรแกรม Excel ร่วมกับฟังก์ชัน เช่น ISERROR()หรือ IFERROR()

ประโยชน์ : ไฮไลต์เป็นสีเมื่อมี Error ทางคณิตศาสตร์ เช่น #DIV/0! หรือ #VALUE! เหมาะกับการตรวจสอบอัตราส่วนทางการเงิน

3. ตรวจข้อมูลซ้ำซ้อน

วิธีใช้ : ใช้เครื่องมือหาค่าผิดปกติทางบัญชีร่วมกับฟังก์ชัน COUNTIF() เพื่อหาและไฮไลต์รายการที่ซ้ำ

ประโยชน์ : ป้องกันความผิดพลาดในการบันทึกซ้ำซ้อน เช่น Invoice Number หรือเลขที่ใบสำคัญ (Voucher) ที่ถูกป้อนซ้ำ

4. ตรวจจับค่าแบบ Real-Time

วิธีใช้ : ตั้งค่าเครื่องมือหาค่าผิดปกติทางบัญชีเพื่อไฮไลต์ยอดเงินที่สูงผิดปกติ เช่น ค่าใช้จ่ายที่เกินงบประมาณ

ประโยชน์ : แจ้งเตือนความผิดปกติแบบ Real-Time รวมถึงการเตือนเมื่อยอดคงเหลือในบัญชีที่ไม่ควรติดลบ (เช่น สินค้าคงคลัง) แสดงค่าติดลบ

5. ป้องกันบันทึกผิดงวด

วิธีใช้ : ตั้งกฎให้ใช้สีต่างกัน เพื่อเตือนเมื่อวันที่บันทึก ไม่อยู่ในช่วงงวดบัญชีที่กำหนด

ประโยชน์ : ป้องกันการลงบัญชีผิดประเภท เช่น ไฮไลต์เตือนเมื่อบันทึก ค่าใช้จ่าย ในบัญชีประเภท สินทรัพย์

6. ตรวจความครบถ้วน

วิธีใช้ : ตั้งค่า Conditional Formatting เพื่อไฮไลต์เซลล์ที่ว่างหรือมีค่าเป็น “0”

ประโยชน์ : ตรวจสอบความครบถ้วนในช่องที่สำคัญและต้องมีข้อมูลเสมอ เช่น ช่องภาษีซื้อหรือยอดรวม

ติดตาม เนื้อหาเพิ่มเติม วารสาร CPD&ACCOUNT ฉบับเดือนพฤศจิกายน 2568

อ่านบทความอื่นๆ
Digital Audit ยกระดับงานสอบบัญชี
เทคโนโลยี Blockchain เปลี่ยนอนาคตงานบัญชี
งานบัญชีในยุค AI Transformation