แนวทางป้องกันทุจริตในรายการบัญชี

• แชร์บทความ
• ทวีต
• ส่งไลน์

ทุจริตในงานบัญชีไม่ใช่เรื่องไกลตัว แต่ป้องกันได้ หากวางระบบและแบ่งหน้าที่อย่างถูกต้อง บทความนี้รวมแนวทางควบคุมภายในที่ช่วยปิดช่องโหว่ในแต่ละบัญชีสำคัญ ตั้งแต่เงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ ไปจนถึงสินทรัพย์ถาวร พร้อมเทคนิคตรวจสอบและจัดการความเสี่ยงที่ทุกองค์กรควรรู้

แนวทางป้องกันการทุจริตในรายการบัญชี

บัญชีเงินสด

• ไม่ถือเงินสดมากเกินจำเป็น
• กำหนดให้แบ่งหน้าที่ชัดเจน คือ ผู้ขอเบิก ผู้ดูแลเงินสด ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ และผู้บันทึกบัญชี
• ตรวจสอบเอกสารประกอบการเบิกเงินสดให้ถูกต้องและตรงตามระเบียบบริษัท
• กำหนดให้ผู้ดูแลเงินสดต้องตรวจนับเงินสดและจัดทำเอกสารหลักฐานการกระทบยอดทุกวัน พร้อมให้ทางบัญชีตรวจนับ (Surprise0Check) ได้เสมอ

บัญชีเงินฝากธนาคาร

• ควรกำหนดให้มีผู้อนุมัติรายการผ่านระบบธนาคารมากกว่า 1 ท่าน
• กำหนดให้แบ่งหน้าที่อย่างชัดเจน คือ ผู้ขอเบิก ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ ผู้บันทึกบัญชี
• ตรวจสอบรายการเคลื่อนไหวในบัญชีเงินฝากธนาคารกับหลักฐานอยู่เสมอ

บัญชีลูกหนี้การค้า

• กำหนดระเบียบปฏิบัติ–ขั้นตอนพิจารณาลูกค้ารายใหม่ เงื่อนไขการรับคืน เงื่อนไขให้ส่วนลด
• แบ่งหน้าที่ให้ชัดเจน คือ ผู้จัดทำ ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ ผู้บันทึกบัญชี
• กำหนดนโยบายเครดิต ทบทวนให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละราย
• กระทบยอดบัญชีลูกหนี้บ่อยๆ ส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ เพื่อตวจสอบยอดค้างชำระ
• ปรับใช้ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อติดตามวิเคราะห์สถานะลูกหนี้อย่างมีประสิทธิภาพ

บัญชีสินค้าคงเหลือ

• กำหนดแผนการขาย แผนการจัดซื้อ แผนการจัดเก็บ Stock และหมั่นทบทวน
• กำหนดการแบ่งหน้าที่ให้ชัดเจน คือ ผู้จัดซื้อ ผู้ตรวจรับ ผู้ตรวจสอบ ผู้บันทึก Stock
• ตรวจนับสินค้าอย่างสม่ำเสมอ หากยอดไม่ตรงต้องรีบหาสาเหตุ และติดตามผลต่อเนื่อง
• ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ติดตามและวิเคราะห์สถานะสินค้าคงเหลือ เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการ

บัญชีที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์

• กำหนดงบประมาณในการลงทุนเพื่อการควบคุม
• กำหนดการแบ่งแยกหน้าที่ให้ชัดเจน คือ ผู้ขอซื้อ ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ
• รายการสินทรัพย์ถาวรที่มีมูลค่าสูง ควรแต่งตั้งคณะกรรมการจัดซื้อและคณะกรรมการตรวจรับอย่างชัดเจน
• ควรมีการตรวจนับสินทรัพย์ถาวรอย่างสม่ำเสมอ หากไม่ตรงต้องรีบหาสาเหตุ และติดตามผลอย่างต่อเนื่อง

อ่านเพิ่มเติมใน CPD&Account ฉบับเดือนเมษายน 2568 
พร้อมบทความอื่นๆ ที่น่าสนใจ โดยนักเขียนมากประสบการณ์

อ่านบทความอื่นๆ
10 สัญญาณเตือน บัญชีสินค้ามีปัญหา
กิจกรรมควบคุมภายในด้านบัญชีและการเงิน
Checklist ปิดงบบัญชีปี 2567